Dokumenty
i procedury

Urlop

Zasady wypełniania:

1.

Zaloguj się do Archimedesa.

2.

Z menu po lewej stronie wybierz kategorię „Czas pracy”.

3.

Wybierz zakładkę „Moje wnioski urlopowe” znajdującą się w prawym górnym rogu.

4.

Wybierz niebieski przycisk „Złóż wniosek urlopowy”.

5.

Wybierz zakres dat planowanego urlopu, używając kalendarza i wciśnij niebieski przycisk „Dodaj”.

6.

Szef działu otrzyma mail z wnioskowanym urlopem oraz dwoma linkami do wyboru – akceptację lub odrzucenie wniosku.

7.

Równolegle mail informacyjny o złożonym wniosku trafi do kadr oraz do trafficów.

8.

Akceptacja lub odrzucenie wniosku przez szefa działu (wymagane zalogowanie się do Archimedesa) wygeneruje mail z odpowiedzią do osoby wnioskującej oraz zaakceptowany przez przełożonego wniosek do kadr.

9.

Osobami uprawnionymi do akceptowania wniosków urlopowych są szefowie działów, a dla szefów działów – CEO.

ROZLICZAnie DELEGACJI

Gdzie rozliczać delegacje elektronicznie?

Na końcu wiadomości z akceptacją zlecenia delegacji otrzymujesz link do formularza rozliczeń, który musisz uzupełnić po zakończeniu delegacji.

Po zakończeniu delegacji dostaniesz przypomnienie o konieczności rozliczenia delegacji.

Możesz również zarządzać swoimi delegacjami na stronie 
Moje delegacje.

Delegacje pracowników znajdziesz natomiast na stronie
Delegacje.

Jak rozliczać delegacje elektronicznie?

1.

Na stronie „Rozliczanie delegacji” są dwie sekcje:

  • po lewej znajdziesz skrócone informacje o delegacji;
  • po prawej – tabelkę z pozycjami „Rozliczenia delegacji”.

2.

Użyj przycisku „Dodaj pozycję rozliczenia”, aby dodać wybrane koszty podróży, diety oraz inne wydatki:

  • podróż samochodem/motocyklem prywatnym i wypożyczonym – wybierz samochód lub motocykl oraz uzupełnij datę, trasę, opis celu podróży, przejechaną odległość i dane pojazdu;
  • podróż innym środkiem transportu – wprowadź opis (np. typ, trasa) oraz poniesione koszty;
  • dietę krajową i zagraniczną – podaj opis (np. miejsce i czas pobytu);
  • dla pozostałych wydatków wprowadź opis oraz poniesione koszty;
  • pamiętaj, aby nie podawać kosztów biletów i noclegów rezerwowanych przez osoby z sekretariatu;

3.

Aby przeliczyć pozycje „Koszt całkowity” i „Koszt pracownika”, użyj przycisku „Zapisz zmiany”.

4.

Aby przeliczyć formularz i zobaczyć podgląd druku delegacji, użyj przycisku „Podgląd rozliczenia”.

5.

Aby zakończyć wprowadzanie danych i wysłać formularz do akceptacji, użyj przycisku „Zapisz” i wyślij zmiany.

Co daje elektroniczne rozliczanie delegacji?

Druk delegacji jest automatycznie tworzony i przesyłany do odpowiednich osób.

Akceptacja kosztów odbywa się elektronicznie (analogicznie do akceptacji wyjazdu).

Jeżeli podczas delegacji był używany samochód/motor prywatny bądź wypożyczany, to automatycznie generowana jest ewidencja przebiegu pojazdu.

Obieg dokumentów w firmie jest szybszy i zużywamy mniej papieru.

Wysyłanie w delegację

Krótka instrukcja dotycząca wysyłania pracowników w delegację wraz z rozliczeniem kosztów znajduje się pod linkiem.